【激変】会社の会議時間を無駄にしない方法!!

会社の会議時間を無駄にしない方法

今働いている会社の商品企画会議とか、ほとんどバイトの分際で大事な会議に出席させていただいているのですが

 

「無駄だな〜」

 

って思う時、多々あるんです。

ただそれを僕はそれを面と向かって頑張って働いているおじ様、おば様に言うことができません。笑

会社にヒエラルキーが存在する会社はそんな情熱で動かないのが現状です。

 

ほぼ愚痴を言う感じでここにまとめていきます。

 

会議の定義

会議(かいぎ、英: meeting:ミーティング)は、関係者が集まって相談をし、意思決定をすることである。 またはその集合のこと。 会議を行うために設けられた部屋を会議室という。 会議は、組織において最も重要な人間と人間との間の意思を伝達する手段である。

とwikipediaには書かれています。

つまり最終ゴールは”意思決定をする=結論を出す”ことにあるのです。結論が出ない会議は会議ではありません。打ち合わせか飲み屋でやってほしいものです。またニュースサイト『しらべぇ』の調査では、全国20代~60代の男女1,353名のおよそ3割が「会議に意味はない」と思っていることが明らかになっています。

それならなんで会議するんでしょうね・・

 

会議の内容は大体4つに分けられると思います。

 

  1. 業務報告
  2. 情報共有
  3. ディスカッション
  4. 意思決定

正直社会人経験少なめな現代っ子の僕は3と4を会議でできればいいかなと思っています。

1と2に関しては場合を分けて時間を節約できるんでは??と思っています。

 

例えばプロジェクトが順調に進んでいる時はメッセージで話は済むはずです。会議が必要になる時は”問題が起きた時の修正”、その際は緊急度合いによって電話、スカイプといったリアルタイムの音声で確認できるとを意識することが大事なんじゃないかなって思います。

コミュニケーションの方法はTPOで使い分けてあげる、何も全て最終手段である”会議”にまわす必要を全く感じません。思考停止しているジジイが多すぎます。

無駄な会議を改善する方法

会議が無駄に長引く要因は議題がずれる、終わりの時間を守らない、無理やり議題を作ろうとする、結論を持ち越す,,,があると思います。

こんな無駄を省くために僕からの提案は3つ。

 

  1. ブレインストーミングが終わっている段階での発言(とりあえず言ってみただけの発言)はしない。
  2. どんな小さなことでもいいから成果を出す。
  3. 意見を言うだけの人はいらない、動ける人を集める。

 

意見を言うことに目的を置いても仕方がない。なぜか一回意見を言って満足している人がいるが、会議の目的は意見を言うことじゃない。と思う。

とりあえず意見を言うだけの人の発言は発言捉えず、意見に対して熱量があるのか、それを実際に行動に移せるのかを重視することが大事。だと思う。

意見を言う人に目的意識があるのか、目的意識がない人は意見を言っても動かない。と思うんです。

 

 

会議をより良い時間に変えようと息巻く人へ

一番最初に変えられることは会議の始めに意思決定のプロセスを意識し、誰がどうするのかを期限を定めていく話し合いからしていくことをすることです。

誰がどうするかを決める(To-Do)をなるべく細かく設定し、期日と担当者を割り振ります。

場合にはよっては担当者だけではなく、その人の上司や担当役員などの上位者を責任者として名前を入れることで、担当者だけの問題にしないことも必要です。やり方のイメージがわかない場合にはどうやるのかを一緒に考え、時には業務・役割別にきめ細かくフォローしたり、一緒に実践することで、「これならできる!」という自信や高揚感、一致団結の気持ちが芽生えるところまでギャップを埋めていくことが会議を変える第一歩になると思います。

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参考資料:

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